| Kanal | Vorgang | Kunde | Aufgaben | Bearbeiter | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Aurora Haustech | Kontaktformular um Rückrufoption erweiternThread · 3 Nachrichten | Aurora HaustechnikAnna Weber | #1847 | Ahmed Khan | 20.08. | In Bearbeitung | |
| Liefertermin für DruckmaterialSprachnachricht · transkribiert | Nordlicht LogistikJan Berg | — | — | — | Neu | |
| Rückfrage zur Rechnung AN-2026-023Einzelnachricht | Müller ElektrotechnikJens Müller | — | Mustafa Ersoy | — | In Bearbeitung | |
| Telefonat | Hosting-Migration besprechenErfasst am 16.08. | Klein ArchitekturSarah Klein | #1850 #1851 | Mubeen Tahir | 22.08. | Wartet auf Kunde |
| Logo-Dateien in höherer AuflösungBild-Nachricht | Aurora HaustechnikAnna Weber | — | Şafak Yılmaz | 19.08. | Überfällig | |
| Neue Inhalte für die StartseiteThread · 2 Nachrichten | Klein ArchitekturSarah Klein | #1849 | Şafak Yılmaz | 23.08. | In Bearbeitung | |
| Meeting | Quartalsplanung Website-WartungErfasst am 15.08. · 3 Aufgaben erkannt | Aurora HaustechnikAnna Weber | 3 Entwürfe | — | — | Neu |
| SSL-Zertifikat läuft abAutomatische Benachrichtigung | Nordlicht LogistikJan Berg | #1842 | Mubeen Tahir | 18.08. | Abgeschlossen |
Anpassung Kontaktformular und Rückrufoption
anna.weber@aurora-haustechnik.de · Heute 16:34
Hallo Herr Ersoy,
könnten Sie bitte bei unserem Kontaktformular eine Rückrufoption ergänzen? Wir benötigen außerdem ein Feld für den gewünschten Rückrufzeitraum.
Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, ob das zeitlich klappt.
Viele Grüße
Anna Weber
Die vorherigen Antworten werden bei einer KI-Analyse berücksichtigt.
Verknüpfte Aufgabe #1847
Ziel der Aufgabe
Das bestehende Kontaktformular auf aurora-haustechnik.de soll um eine Rückrufoption erweitert werden, damit Besucher einen Rückruf anfordern können.
Umsetzung
1. Neues Auswahlfeld „Ich möchte einen Rückruf“ als Checkbox ergänzen.
2. Wenn aktiv: Zusatzfeld „Gewünschter Zeitraum“ (Dropdown: Vormittag, Nachmittag, Abend) einblenden.
3. Validierung: Wenn Rückruf gewählt, muss Telefonnummer ausgefüllt sein.
4. E-Mail-Benachrichtigung an service@ mit Rückruf-Flag und Zeitraum.
Wichtige Hinweise
Das Formular nutzt Contact Form 7. Keine Änderung am bestehenden Layout – nur Erweiterung unterhalb der Nachricht.
Definition of Done
Formular live auf Staging getestet, Rückruf-E-Mail kommt korrekt an, Kundin hat bestätigt.
Verknüpfte Originalnachrichten als Quellenreferenz
Kundin wünscht Rückrufoption im Kontaktformular mit Zeitraumauswahl. → Quelle: E-Mail Anna Weber
@Ahmed Khan bitte CF7-Feld ergänzen. Zeitraum-Dropdown reicht als Select.
CF7 conditional fields Plugin ist bereits installiert. Umsetzung bis morgen Mittag machbar.
Anhänge und Dateien zu dieser Aufgabe
245 KB · Hochgeladen von Anna Weber · 14.08.
89 KB · Generiert am 17.08. · Briefing-Export
Kundenkontext
Anna Weber · Primärkontakt · Perfex #1048
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
Aktivität
Aufgabe #1847 – Aurora Haustech | Kontaktformular um Rückrufoption erweitern
Ziel der Aufgabe
Das bestehende Kontaktformular auf aurora-haustechnik.de soll um eine Rückrufoption erweitert werden.
Umsetzung
1. Checkbox „Ich möchte einen Rückruf“ ergänzen.
2. Zeitraum-Dropdown einblenden.
3. Telefonnummer-Pflicht bei Rückruf.
4. E-Mail-Benachrichtigung mit Rückruf-Flag.
Wichtige Hinweise
Contact Form 7. Keine Layout-Änderung.
Definition of Done
Staging getestet, E-Mail korrekt, Kundin bestätigt.
Verknüpfte Originalnachrichten
Kundin wünscht Rückrufoption. → Quelle: E-Mail Anna Weber
@Ahmed Khan bitte CF7-Feld ergänzen.
CF7 conditional fields Plugin installiert. Umsetzung morgen Mittag.
245 KB · Anna Weber · 14.08.
89 KB · 17.08. · Export
Kundenkontext
Anna Weber · Perfex #1048
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
KI-Kundenfakten
E-Mail-Antwort verfassen
Anna Weber · Heute 16:34
könnten Sie bitte bei unserem Kontaktformular eine Rückkrufoption ergänzen? Wir benötigen außerdem ein Feld für den gewünschten Rückkrufzeitraum. Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, ob das zeitlich klappt.
Kundenkontext
Anna Weber · Perfex #1048
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
KI-Kundenfakten
Hinweise
Kanal: E-Mail (automatisch erkannt)
Sendeberechtigung: Administrator und Projektmanager
KI-Optimierung: Berücksichtigt Kundenfakten und Kommunikationsstil
Entwurf: Kann gespeichert und später gesendet werden
Neue Aufgabe erstellen
Anpassung Kontaktformular und Rückrufoption · Thread mit 3 Nachrichten · Heute 16:34
Kundenkontext
Anna Weber · Perfex #1048
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
Vorgeschlagene Werte
Kunde: Aurora Haustechnik (aus E-Mail erkannt)
Projekt: Website-Wartung 2026 (letztes aktives Projekt)
Startdatum: 19.08.2026 (nächster Arbeitstag)
Fälligkeit: 21.08.2026 (3 Arbeitstage, Priorität Mittel)
Priorität: Mittel (Standard)
Hinweise
Pflichtfelder: Aufgabenname, Kunde, Projekt, Mitarbeiter, Startdatum, Ziel und Umsetzung
KI ist optional: Alle Felder können manuell ausgefüllt werden. Die KI-Buttons sind nur Hilfsmittel.
Nach Erstellung: Aufgabe wird sofort an Perfex synchronisiert und die Quelle verknüpft.
Briefing bearbeiten
Hinweise
Pflichtfelder: „Ziel" und „Umsetzung" müssen ausgefüllt sein.
Versionierung: Jede Speicherung erzeugt eine neue Version mit Zeitstempel. Vorherige Versionen bleiben erhalten.
KI-Vorschlag: Die KI kann auf Basis der verknüpften Quellen einen Briefing-Entwurf erstellen. Dieser muss manuell geprüft und angepasst werden.
Perfex-Sync: Das Briefing wird nach dem Speichern als Aufgabenbeschreibung an Perfex übertragen.
Verknüpfte Quellen
Anna Weber · Heute 16:34
Anna Weber · 14.08. 10:22
Versionshistorie
Manuell ergänzt: Definition of Done hinzugefügt
Automatisch aus E-Mail-Quelle generiert
E-Mail Posteingang
Alle Nachrichten des verbundenen Microsoft-365-Postfachs.
| Absender | Betreff | Kunde | Aufgaben | Zeit |
|---|---|---|---|---|
| Anna Weberanna.weber@aurora-haustechnik.de | Anpassung Kontaktformular und Rückrufoption | Aurora Haustechnik | #1847 | 16:34 |
| Jens Müllerj.mueller@mueller-elektro.de | Rückfrage zur Rechnung AN-2026-023 | Müller Elektrotechnik | — | 14:08 |
| Sarah Kleins.klein@klein-architektur.de | Neue Inhalte für die Startseite | Klein Architektur | #1849 | Gestern |
E-Mail Entwürfe
Gespeicherte Antwortentwürfe, die noch nicht versendet wurden.
| An | Betreff | Erstellt | Status |
|---|---|---|---|
| Anna Weber | Re: Anpassung Kontaktformular | Heute 17:10 | Entwurf |
| Jan Berg | Re: SSL-Zertifikat | Gestern | Entwurf |
E-Mail Gesendet
Erfolgreich versendete E-Mails aus dem Detail Messagemanager.
| An | Betreff | Gesendet | Aufgabe |
|---|---|---|---|
| Jan Berg | Re: SSL-Zertifikat erneuern | 15.08. 11:42 | #1842 |
| Anna Weber | Re: Cookie-Banner aktualisieren | 10.08. 09:15 | #1791 |
E-Mail Archiv
Abgeschlossene und archivierte E-Mail-Vorgänge (älter als 7 Tage nach Abschluss).
WhatsApp Posteingang
Eingehende WhatsApp-Nachrichten. Sprachnachrichten werden automatisch transkribiert.
| Kontakt | Nachricht | Typ | Kunde | 24h-Fenster | Zeit |
|---|---|---|---|---|---|
| Jan Berg+49 170 *** 4821 | Liefertermin für Druckmaterial„Können Sie mir sagen, wann …" | Sprache | Nordlicht Logistik | Offen · 18h | 15:22 |
| Anna Weber+49 151 *** 9033 | Logo in höherer Auflösung[Bild] | Bild | Aurora Haustechnik | Geschlossen | Gestern |
| Jens Müller+49 172 *** 1190 | Danke für die schnelle Hilfe! | Text | Müller Elektrotechnik | Offen · 4h | 12:45 |
WhatsApp Entwürfe
Vorbereitete WhatsApp-Antworten, die noch nicht gesendet wurden.
| An | Nachricht | Erstellt | Fenster |
|---|---|---|---|
| Jan Berg | Liefertermin ist voraussichtlich … | Heute 16:00 | Offen |
WhatsApp Gesendet
Erfolgreich versendete WhatsApp-Nachrichten.
| An | Nachricht | Gesendet | Status |
|---|---|---|---|
| Jens Müller | Gerne! Bei Fragen melden Sie sich … | 16.08. 10:30 | Zugestellt |
WhatsApp Archiv
Archivierte WhatsApp-Konversationen.
Perfex-Aufgaben
Alle aus dem Detail Messagemanager erstellten Aufgaben.
| ID | Aufgabe | Kunde / Projekt | Mitarbeiter | Priorität | Fällig | Quellen | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| #1847 | Aurora Haustech | Kontaktformular um Rückrufoption erweiternBriefing: 2 Versionen | Aurora HaustechnikWebsite-Wartung 2026 | Ahmed Khan | Mittel | 20.08. | 1 E-Mail | In Progress |
| #1849 | Neue Inhalte für Startseite | Klein ArchitekturWebsite-Relaunch | Şafak Yılmaz | Niedrig | 23.08. | 2 E-Mails | In Progress |
| #1850 | DNS-Umzug vorbereiten | Klein ArchitekturWebsite-Relaunch | Mubeen Tahir | Hoch | 22.08. | 1 Telefonat | Wartet |
| #1851 | Hosting-Paket upgraden | Klein ArchitekturWebsite-Relaunch | Mubeen Tahir | Mittel | 22.08. | 1 Telefonat | Not Started |
| #1842 | SSL-Zertifikat erneuern | Nordlicht LogistikIT-Betrieb 2026 | Mubeen Tahir | Mittel | 18.08. | 1 E-Mail | Complete |
Verlauf und Audit-Log
Nachvollziehbare Dokumentation aller Aktionen.
| Zeit | Benutzer | Aktion | Objekt | Details |
|---|---|---|---|---|
| 17.08. 16:38 | Mustafa Ersoy | Aufgabe verknüpft | #1847 | E-Mail → Aufgabe zugeordnet |
| 17.08. 16:34 | System | E-Mail eingegangen | Thread #3 | Anna Weber · Kontaktformular |
| 16.08. 15:22 | System | WhatsApp eingegangen | Sprachnachricht | Jan Berg · transkribiert |
| 16.08. 11:42 | Mustafa Ersoy | E-Mail gesendet | Re: SSL-Zertifikat | An Jan Berg · nach Task #1842 |
| 15.08. 14:00 | Mustafa Ersoy | Aufgabe erstellt | #1842 | SSL-Zertifikat erneuern · Perfex OK |
Erstellte Aufgaben
Aufgaben manuell erstellen – per Text, Sprachnachricht oder aus Telefonaten/Meetings.
Neue Aufgabe erstellen
Sprachnachricht aufnehmen
Klicken Sie zum Starten. Erneut klicken zum Beenden.
Ziel: Das bestehende Kontaktformular auf aurora-haustechnik.de soll um eine Rückkrufoption erweitert werden.
Umsetzung:
1. Neues Auswahlfeld „Ich möchte einen Rückruf“ als Checkbox
2. Dropdown „Gewünschter Zeitraum“: Vormittag, Nachmittag, Abend
3. Validierung: Telefonnummer Pflicht bei Rückruf
4. Umsetzung mit Contact Form 7
Zuletzt erstellte Aufgaben
| Typ | Aufgabe | Kunde | Erstellt | Status |
|---|---|---|---|---|
| Sprache | Aurora Haustech | Kontaktformular Rückkrufoption | Aurora Haustechnik | Heute 17:02 | Erstellt |
| Meeting | Aurora Haustech | Quartalsplanung Website-Wartung | Aurora Haustechnik | 15.08. | 3 Entwürfe |
| Telefonat | Klein Architekt | Hosting-Migration besprechen | Klein Architektur | 16.08. | #1850 #1851 |
| Text | Nordlicht Logis | SSL-Zertifikat erneuern | Nordlicht Logistik | 14.08. | Erstellt |
Hinweise
Sprachnachricht: Aufnehmen → automatisch transkribieren → optional mit KI optimieren → als Aufgabe erstellen
Text eingeben: Briefing direkt schreiben oder mit KI generieren lassen
Telefonat/Meeting: Gesprächsnotiz erfassen, Aufgaben daraus ableiten
Pflichtfelder: Kunde, Projekt, Mitarbeiter und Startdatum müssen vor dem Erstellen ausgefüllt sein
Namenskonvention: {Kunde max. 15 Zeichen} | {Tasktitel}
Workflow
Telefonate / Meetings / Notizen
Alle manuell erfassten Vorgänge.
| Typ | Titel | Kunde | Erfasst | Aufgaben | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Meeting | Quartalsplanung Website-Wartung | Aurora Haustechnik | 15.08. | 3 Entwürfe | Neu |
| Telefonat | Hosting-Migration besprechen | Klein Architektur | 16.08. | #1850 #1851 | Wartet |
Kunden
Perfex-Kundendaten, Kundenfakten und KI-Anweisungen pro Kunde.
| Kunde | Kontakt | Projekt | Offene Aufgaben | KI-Vorschläge |
|---|---|---|---|---|
| Aurora Haustechnik GmbH | Anna Weber | Website-Wartung 2026 | 3 | 7 offen |
| Müller Elektrotechnik | Jens Müller | Support | 1 | 2 offen |
| Klein Architektur | Sarah Klein | Website-Relaunch | 2 | 1 offen |
| Nordlicht Logistik | Jan Berg | IT-Betrieb 2026 | 0 | — |
Aurora Haustechnik GmbH
Offene Aufgaben
3| ID | Aufgabe | Mitarbeiter | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|
| #1847 | Aurora Haustech | Kontaktformular um Rückkrufoption erweitern | Ahmed Khan | 20.08. | In Progress |
| #1853 | Aurora Haustech | Footer-Links aktualisieren | Şafak Yılmaz | 22.08. | Not Started |
| #1854 | Aurora Haustech | Cookie-Banner DSGVO-konform | Ahmed Khan | 25.08. | Not Started |
Kommunikationshistorie
Kundenfakten
KI-Anweisungen (Kunde)
Diese Anweisungen gelten für alle KI-Vorschläge bei diesem Kunden und überschreiben globale Regeln bei Widerspruch.
Statistik
Einstellungen
Integrationen, Ablaufregeln, KI, Mitarbeiter und Berechtigungen.
Verbundene Systeme
WhatsApp einrichten
Meta Cloud API Verbindung konfigurieren
Ablauf & Termine
Standardfristen und Statusübergänge
Fristen werden nur vorgeschlagen und müssen manuell bestätigt werden.
KI-Auswertung
OpenAI-Konfiguration und Freigaberegeln
KI-Vorschläge nur nach bewusster Benutzeraktion. Keine automatische Analyse beim Eingang oder Öffnen einer Nachricht.
Globale KI-Anweisungen
Gelten für alle Kunden und Aufgaben. Kundenspezifische Anweisungen überschreiben bei Widerspruch.
Dreistufiges Kontextsystem
Stufe 1 – Global: Diese Anweisungen (gelten immer)
Stufe 2 – Kunde: Kundenspezifische Anweisungen (unter Kunden > Kunde > KI-Anweisungen)
Stufe 3 – Aufgabe: Zusätzliche Anweisungen im Briefing-Editor (pro Vorgang)
Mitarbeiter & Rollen
Benutzer und Berechtigungen verwalten
| Name | Rolle | Status | |
|---|---|---|---|
| Mustafa Ersoy | Administrator | mustafa@detail-it.de | Aktiv |
| Ahmed Khan | Mitarbeiter | ahmed@detail-it.de | Aktiv |
| Mubeen Tahir | Mitarbeiter | mubeen@detail-it.de | Aktiv |
| Şafak Yılmaz | Mitarbeiter | safak@detail-it.de | Aktiv |
Kundenantworten
Absender, Signatur und Versandregeln
Rechte & Datenschutz
Aufbewahrung, Protokollierung und geschützte Aktionen
Originale in Exchange und WhatsApp werden nicht gelöscht. Nur lokale Kopien werden nach Ablauf entfernt.